¿Cómo digitalizar un documento?

Digitalización-de-documentos
Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest

¿Cómo digitalizar un documento?

Muchas empresas por no decir que todas, manejan un gran flujo de documentos ya que resultan necesarios para llevar a cabo distintos procesos internos, sin embargo esta gran cantidad de documentación resulta difícil de manejar ya que con el tiempo se acumulan, se dañan o pierden los documentos, lo cual resulta muy ineficiente y tedioso para las empresas. 

La digitalización de documentos es un proceso que consiste en transformar documentos físicos a formato digital, lo cual una vez realizado resulta convirtiéndose en una gran ventaja competitiva para las empresas, que permite optimizar tiempo y dinero. 

Al pensar en cómo se digitalizan los documentos de una empresa, podemos imaginar que es un proceso bastante largo y tedioso, pero por fortuna, este ha evolucionado con el tiempo y en la actualidad existen escáneres especializados con gran potencia, que facilitan este proceso y permiten escanear una mayor cantidad de paginas por minuto.

 

 

El primer paso para digitalizar un documento consiste en desempastar, sacar ganchos, desdoblar los documentos, etc. con el fin  de que queden listos para ser escaneados, por otro lado es necesario revisar en qué estado están y qué tratamiento se les debe dar, ya que si se encuentran muy deteriorados es necesario darles un tratamiento especial en cuanto a la restauración, que consiste en recorte de bordes, pegar partes averiadas, entre otros, para lograr conseguir una imagen de alta calidad. 

 

 Listos los documentos se  inicia el escaneo masivo, haciendo uso de uso de escáner de alta velocidad en  modos simplex/duplex, B/N (blanco/negro)  y a color.

Posteriormente el escáner realiza un proceso de reconocimiento óptico de caracteres, lo cual transforma los documentos físicos en archivos digitales, mediante patrones de reconocimiento que extrae la información y la almacena de forma estructurada.

 

Una vez finalizado este proceso es importante realizar una copia de seguridad de la documentación digitalizada, con el fin de asegurar que no se pierda la información, por otro lado se puede realizar la destrucción segura  de los documentos físicos si la persona lo prefiere. 

 

 

 

Te damos algunas razones por las cuales digitalizar tus documentos:

 

  1. Optimización de tiempo y espacio. 

  2. Seguridad de los documentos, que se encuentran protegidos por distintas claves de usuario. 

  3. Ahorrar costos de impresión, papel, tinta, impresoras, etc. 

  4. Responsabilidad ambiental. 

  5. Compartir documentos de manera inmediata, tanto interna como externamente. 

  6. Evitar el deterioro de los documentos. 

 

 

 

Este proceso debe tener un objetivo definido, ya que como podemos ver  su única finalidad no es ahorrar espacio, también puede ser usado como una gran herramienta que  ofrece múltiples beneficios, además que optimiza el almacenamiento, búsqueda o consulta de documentos, lo cual resultará en un mayor aprovechamiento de la inversión. 

¡Si quieres saber más sobre digitalización de documentos contáctanos! 

Comparte este post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin

Suscríbete a nuestro
boletín mensual

Para tener acceso a todos nuestros contenidos.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Deseas conocer más información
acerca de nuestros servicios

¡Contacta a un experto!