Beneficios de la digitalización de documentos

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Beneficios de la digitalización de documentos

La mayoría de empresas ya sean grandes o pequeñas manejan una gran cantidad de documentos los cuales deben ser almacenados, ya sea por ley o porque son necesarios para asegurar la efectividad de los procesos  de las empresas.

 Por otro lado, manejar grandes cantidades de documentos acarrea costos, como carpetas, espacios para archivar, papel, impresoras, tinta, etc. sin contar con el tiempo que pierde el personal de las empresas gestionando estos documentos. 

Las empresas manejan documentos de suma importancia tanto para sus clientes como para la empresa, por lo cual es indispensable mantenerlos seguros y protegidos, sin embargo con el paso del  tiempo los documentos se deterioran o se pierden entre la inmensa cantidad de archivos que existan. 

Sin duda la digitalización de documentos es una solución muy efectiva, ya que logra mejorar todos los problemas  mencionados anteriormente:

  1. Conserva la información y memoria física del documento. 
  2. Agiliza los procesos de búsqueda y consulta. 
  3. Puede mejorar la imagen de documentos deteriorados. 
  4. No se dañan con el tiempo. 
  5. Se puede compartir fácilmente por cualquier medio digital. 
  6. La información se puede convertir en varios formatos.
  7. Consulta simultanea.
  8. Aumenta la productividad del personal de trabajo.
  9. Difusión Online
  10. Mantiene los documentos seguros al gestionar el acceso a la información mediante usuarios y claves registrados. 
  11. Almacenamiento en la nube.
  12. No necesita espacio físico para almacenamiento.
  13.  Aumenta la eficiencia, al evitar el desplazamiento a buscar documentos.
  14.  Hace que contribuyas con el medio ambiente reduciendo el uso de papel. 

Vale resaltar que el uso de la gestión documental no es exclusivamente para empresas, se adapta a cualquier tipo de necesidad, y como puede ver transformar un documento físico en digital es una solución que nos trae muchos beneficios.

 

¡Si quieres saber más sobre Digitalización de documentos, contáctanos! 

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